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100条建议,手把手教你合理利用时间

1
学会记录
学会检查
 
 
1.随身携带一本小册子,每想到要做的事都马上写下。无须写得详细,能唤起自己记忆便可。
 
2.每天下班前,把所有明天需做的事依缓急程度排列写下,并且定下每项的时间需要,作为明天的工作计划。
 
3.每周的最后一天,检查一下下周需做的事。
 
4.旅行或度假的十天前,把要做的事写出一份清单,逐件处理。
 
5.督促自己按照每天的工作计划做事,尽量不要脱离计划。
 
6.不要随便接受一个不可能完成计划的期限。
 
7.在每一批要做的事里,仍应有先后次序之分,按重要和急迫程度定下次序,逐一完成。
 
8.找出第一步往往是解决事情的开始。
 
9.每隔两周,检查一次哪些事情进展太缓慢,甚至停顿下来。
 
10.对所做的事都预先定下完成时限。
 
 
2
正确表述
要做的事情
 
 
11.一件事到了预定时限仍未完成,检讨一下是否曾有未能预知情况出现,或者是否自己刚才放缓了思考,或者是因为做法错了。
 
12.与人见面或者开会,先表明大家对时限的看法才开始。如此,过程的节奏会更紧密。
 
13.避免做出“多少时间都可以”之类的大方表现。
 
14.一些琐事,不应用太多时间做出决定,可以先定下允许花费的时间(利用一分钟做讨论),若到了时间还未有结果,可以跟随他人意思或者接受第一个出现的合理选择。
 
15.按已决定的时限完成事情能培养出凡事能预知何时完成的能力。如此,别人对你会有很大的信心,并乐意与你交往。
 
16.预先控制每件事所花的时间,便能在一段时间内完成比别人多的事情。
 
17.如果所计划的时间不够完成一件事,思考一下其中最重要的部分是什么,先处理那个部分。如此,即使没有按时完成,事情的结果仍能保存最大的价值。
 
 
3
凡事
只做一次
 
 
18.凡事只做一次,尤其是收到的文件、书信及资料,训练自己只看一遍。
 
19.凡是在要与不要之间难以取舍的东西,都是可以不要的。
 
20.培养“凡事只做一次”的决心。这能逼使自己做事的时候更用心、更周全,因为知道只有一次机会,如此便锻炼出高效率的处事能力。
 
21.很多事并不是一次做得不好,多做几次便会带来好的效果。就像做好了而要改的衣服,只会越改越差。
 
22.赢得凡事只做一次的声誉,与你交往的人会更认真,更尊敬你,也会因为知道拖延时间无用,而更早与你达成最好的协议。
 
23.时间是无从补充的资源,因此,用在每一件事上的时间都应视为一种投资,因而应该要求有合理的回报率。比较两件事之间的取舍,也可凭此决定。
 
24.有了凡事只做一次的习惯,会大大减少积存待办的事或文件,使自己的自信和能力更强。
 
25.同一时间只做一件事,在做的时候把整个人的精神、能力、意念全部放在一件事上。
 
 
4
使用技巧
做得更快
 
 
26.利用更加先进的手段去节省时间,提高效率。
 
27.可以用电话的,不要见面。
 
28.不要凡事都用计算机,若用手做比计算机更快,用手吧!
 
29.把命运放在自己的手里,不要让别人支配你的时间而觉得无可奈何。
 
30.浪费20分钟比浪费200分钟好。处于对自己对别人都没有贡献的场合中,想方设法早点告退。
 
 
 
 
5
减少
无用时间支出
 
 
31.如果不想在可以没有自己的会议中浪费时间,就叫你的秘书五分钟后打电话找你,说有急事要你速回。
 
32.把校友会或朋友聚会的次数减半。
 
33.把没有收获又没有贡献的吃喝聚会取消或者减至每月一次。
 
34.多年关系但又没有急需联络的人,可以用明信片维持联系,言简意深。
 
35.积存文件、书信、记录、杂志甚至杂物,只会引起收拾、整理、寻找、堆叠的工作,虚耗时间。问题的起因是购买或存起时没有好好地想清楚是否需要。
 
36.最重要的文件存放在保险箱,次重要的东西都应有它们特定的柜和箱,以便需要时容易找寻。
 
37.不要回避必要的工作。主动去找寻它面对它,是最省力的方法。
 
38.常常问自己:“这是否是我此刻可以做的最重要的事?”
 
39.拖延会产生压力和焦虑,不要等到了“最恰当的一刻”才去做某件事。
 
40.每天预留1~2小时空白时间去处理突然出现的事情。若无突然出现的事情,把预留时间用在学习或者进修上。
 
 
6
学会分析
学会分解
 
 
41.分析每天花多少时间接电话和阅读。前者是否太多?后者是否太少?
 
42.学会对不够重要的事和人说“不”以把握自己运用时间的主动权。
 
43.多委派工作给手下。
 
44.每一件东西都应该有安放的地方,自己的空间(例如桌面)是使用它们的地方而不是安置它们的地方。
 
45.把每一件重大的事分割为几件小事。小事较易控制和完成,因而整件事也会更快完成。
 
46.做一个有44格的文件袋,其中31格代表未来一个月的每一天,12格代表未来12个月,1格代表明年。所有需要在将来处理的事,都可以用纸写下来,存放在这个文件袋里。
 
47.不要只用一种方式去做阅读工作,应该至少有速读、细读、精读和欣赏四种。
 
48.用快速扫描的阅读方式先去了解文件、文章的性质,再决定应否详细阅读。
 
49.对于新闻无须花太多时间去了解或吸收,因为数小时后它便不新了。
 
50.长篇的文章,需太长时间才能看完。应先看看是否明白它的立场,若是同意而你又已经清楚的,无须去看;若不同意,看看文章提出的第一个论证,若你觉得合理或者有新颖的看法,才应该看下去。
 
 
7
选择好环境
利用好环境
 
 
51.找出自己吸收文章内容最快的方式。有些人需要宁静的环境,有些人需要音乐,还有些人需要读出声。
 
52.每天最少进行20分钟的运动,保持身体健康和头脑清醒敏捷。
 
53.找出自己的生理节律:什么时候最适宜思考、做决定,把重要的工作安排在那段时间。
 
54.当体力、精神或情绪不好时不要做重要的思考和决定。把决定的时间推到明天早上,给自己多一点时间去推敲、思量。
 
55.每天都给自己最少半小时做自我思考工作:整理、净化自己的思想;检讨对人、对事的看法;处理杂乱的、不应该有的意念。
 
56.凡是“等待”的时间都可以利用,例如等待乘车、等待别人等。一般人每天可以有2~3小时之多的“等待时间”。
 
57.在车上、船上看书会头晕的朋友,可利用听录音的方式学习。
 
58.很多不用细读的文件、邮件及文章都可以随身携带,利用“等待时间”去做速读。
 
59.利用午饭或者喝咖啡的时间去促进人际关系或者进行轻松讨论。
 
60.把一些需要考虑或者策划的事写在一张纸上,在“等待时间”里抽出一个题目思考。(例如等车、乘车的时间)
 
61.在电话旁放一些你想牢记的字句,每当拨或谈电话等待对方时看看。
 
62.随身总携带着一部你要看的书或一篇文章。
 
63.看电视时,身边放一些适合速读的文件和文章,每当广告出现时便阅读。
 
 
8
只做
重要的事情
 
 
64.生活里有很多急迫但不重要的事,这些事使我们失去控制局势的能力,往往只是为别人而不是为自己去做。尽量避免它们。
 
65.检讨一下每天我们做了多少不重要又不急迫的事。
 
66.尽量做重要而不急迫的事,例如学习、策划工作、促进健康等。它们才是使我们成功的事。
 
67.所有需要一段时间完成的事,都先定下目标,而且在过程中不断检讨是否越来越接近目标。
 
68.提醒自己是否让“IN-BOX”(收件箱)支配自己的工作生活,即凭到来的事的压力而采取行动,这种生活很辛苦,去找出突破的方法吧!
 
69.每天问自己一次:“今天我忙的事情中,有多少是对这份工作的目标有真正而直接的贡献的?”
 
70.分析自己的强项和弱点:如何再提高强项的发挥?怎样消除弱点给自己设置的障碍?
 
71.明白每人每天都有同样的24小时,你不可能有“没有时间”或者“时间不够”的问题,你只有如何运用时间的问题。
 
72.“太忙”只不过是不做某件事的借口,那只是把时间用在你认为更重要的事上而已,想想到底什么对你才是真正重要的。
 
73.问问自己有没有做一些事,使每天忙的结果,只不过是明天做同样事或更忙的原因。
 
74.更快更多地做事不会使你成功和快乐,做好应该做的事才会。
 
75.错误的感觉和看法,能使我们不断地做没有效果的事,直到累死为止,我们会犯这个错误吗?
 
 
9
停下来
问一问
 
 
76.做了而没有效果,应先停下来和别人商量一下再继续下去。
 
77.看不清楚一件事应否去做,先问问自己:“不做会有什么效果?”
 
78.可以用笔记下的,不要只用脑去记。
 
79.遇上有些偶然发生而又难以取舍的事,问问自己:“假如自己没有经过或遇上,会怎样?”
 
 
10
想清楚
再去做
 
 
80.明白自己对凡事都有三个以上的选择。
 
81.添置个人便携式电脑,这是最快最容易地去增加自己工作能力和节省时间的方法。
 
82.每次说话前,先想一想,如何只用两句话说出你的意思。练习一段时间,你会发觉自己说话的能力大大进步,不再冗长而且意思松散。
 
83.说话时先说出你的结论,若大家同意,便可继续下去。若有人不明白或者不同意,你才有需要做出解释或说明。
 
84.对不懂的事说“我不懂”,对不明白的事说“我不明白”,并且请求解释。
 
85.永远不要在还未清楚了解任务时便接受或离开。
 
86.在讨论时,从对方的观点中建立一条思路去和自己的看法连接是最快达成协议的方法。一般人往往只从自己的看法为对方筑路,结果浪费大量的时间和精力。
 
87.在争论时,从双方一致之处延伸到未达一致的地方,会更快达到效果。
 
88.说“我不明白,但我在乎你的看法,请帮助我去了解你的意思。”
 
89.与所有人打交道时,先明白对方的需要和限制。
 
90.与人打交道时,找出“三赢”的方法会是最快的解决方法。
 
 
11
提升
工作效率
 
 
91.把公司的电话全部装上自动切断功能,凡通话超过五分钟,电话便会自动切断。(领英小编觉得这个有些狠了)
 
92.开会时第一个到会的人负责挂一个纸袋和一块木板在门口,上面写着每迟到一分钟罚十元,由他负责维持这个制度直到全体人员到齐为止。
 
93.凡有会议,必须先确定时限、议程及每一部分的预定时间。会议超出时限十分钟以上者,罚每名参会者每分钟十元,所得款捐给工会。
 
 
 
 
12
相信总有
更好的办法
 
 
94.把自己所有的证件(包括信用卡、身份证等)号码及相关资料记录在一张纸上,连同复印件,放在一个信封里存好备用。
 
95.在晚上睡觉前的一个小时里不想、不做与工作有关的事,能使睡眠质量更好。
 
96.每三个月做一次工作总结,找出待改善的地方。
 
97.学习自我催眠、瑜珈或静坐,这能帮助一个人保持更平静的心境,更清晰的头脑。
 
98.从不在情绪控制自己的时候说话或做决定。
 
99.有情绪时喝水及做运动,例如:走路或散步,平静时才回来。
 
100.相信总有更好的办法。